Értékesítési folyamat kiépítése lépésről lépésre

Az értékesítési folyamat az, ami a hangulattól és a napi kapkodástól függetlenné teszi a bevételedet. Egy jól felépített, ismételhető rendszerben minden érdeklődő ugyanazt az utat járja be, mindenkinek megvan a maga felelőse, és a megfelelő eszközök segítik a munkát. Nézzük, hogyan építsd fel lépésről lépésre.

Miért baj, ha nincs folyamatod?

Sok kkv-nál az értékesítés fejben van. A tulajdonos vagy egy tapasztalt kolléga „csak úgy” tudja, mit kell tenni de senki más nem. Ez addig működik, amíg minden simán megy. Amint jönnek a nyaralások, a betegségek vagy egyszerűen több lesz az érdeklődő, mint amennyit fejben lehet kezelni, szanaszét esik a rendszer, és leadek vesznek el.

A folyamat nem bürokrácia. Épp ellenkezőleg: felszabadít. Ha le van írva, ki mit tesz egy új érdeklődővel, akkor nem kell minden helyzetben újragondolni, és nem múlik semmi az aznapi memórián.

Van egy másik, gyakran elfelejtett előny is: a folyamat teszi eladhatóvá és bővíthetővé a céget. Amíg minden a tulajdonos fejében van, addig a cég nem működik nélküle nem lehet delegálni, nehéz új embert betanítani, és a növekedés is falba ütközik. Egy leírt, ismételhető rendszer viszont átadható. Ez az a pont, ahol az értékesítés már nem csak marketing- vagy kereskedelmi kérdés, hanem a cég egészének a stabilitása múlik rajta.

1. lépés: térképezd fel a jelenlegi utat

Mielőtt bármit építenél, nézd meg, mi történik most. Honnan érkeznek az érdeklődők? Ki veszi fel velük a kapcsolatot? Mikor és hányszor? Hol akadnak el? Sokszor már ez a feltérképezés megmutatja a legnagyobb lyukakat. Ehhez érdemes átgondolni a teljes értékesítési tölcsért is, hogy lásd, melyik szakaszban veszíted a legtöbb embert.

2. lépés: bontsd világos szakaszokra

Egy egyszerű folyamat általában néhány jól elkülönülő szakaszból áll. Nem kell túlbonyolítani a lényeg, hogy mindig tudd, egy adott érdeklődő épp hol tart:

• Új érdeklődő bejött a lead, de még nem történt kapcsolatfelvétel.
• Kapcsolatfelvétel megvolt az első érdemi beszélgetés vagy e-mail.
• Ajánlat kiment a konkrét ajánlat, csomag vagy árajánlat.
• Utánkövetés emlékeztetők, kérdések megválaszolása, kifogáskezelés.
• Lezárás megrendelés vagy tiszta „nem, köszönöm”.

Ez a néhány szakasz már önmagában rendet tesz. Bármikor rá tudsz nézni, hol áll a sor, és mi a következő teendő.

3. lépés: rendelj felelőst minden lépéshez

A folyamat csak akkor működik, ha egyértelmű, ki miért felel. Ki hívja fel az új leadet? Ki készíti az ajánlatot? Ki követi utána? Ha ezt nem tisztázod, mindenki azt hiszi, más csinálja és a végén senki. Kis csapatnál lehet, hogy ugyanaz az ember végzi mindet, de akkor is legyen kimondva, hogy az övé a feladat.

A felelősség kérdése már túlmutat a marketingen: ez cégszervezés és vezetés. Ha nagyobb csapatot építesz, és a folyamatot szerepekhez, ösztönzőkhöz kell kötnöd, abban üzleti tanácsadó is sokat segít ilyen kérdésekkel fordulhatsz a consulting.hegyvari.com csapatához.

4. lépés: válaszd ki a megfelelő eszközöket

Az eszköz nem cél, hanem támasz. A lényeg, hogy egy helyen lásd az összes érdeklődőt és azt, ki hol tart. Ez lehet egy egyszerű táblázat is a kezdetekben, később egy CRM-rendszer. A jó eszköz emlékeztet a teendőkre, így nem felejtesz el visszahívni senkit, és nem esik ki érdeklődő a folyamatból.

Ne az eszközzel kezdd. Előbb legyen tiszta a folyamat, utána válassz hozzá eszközt fordítva sosem működik jól. Sok cég azzal a hittel vesz drága rendszert, hogy az majd megoldja helyette a rendetlenséget, aztán csak egy drága, üres rendszere lesz. A szoftver felgyorsítja azt, ami már működik, de nem pótolja azt, ami hiányzik. Kezdd egyszerűen, és csak akkor válts komolyabb eszközre, amikor a jelenlegit tényleg kinőtted.

5. lépés: írd le, hogy ismételhető legyen

Az igazi érték akkor keletkezik, amikor a folyamat leírtan létezik, és bárki képes követni. Egy egyszerű, egyoldalas leírás ki, mikor, mit tesz többet ér, mint bármilyen fejben tartott rutin. Ez teszi ismételhetővé és átadhatóvá a munkát, és ez az alapja annak, hogy később új embert is be tudj tanítani.

Az utánkövetés része különösen fontos: itt zárul a legtöbb üzlet. Ha ezt szeretnéd élesíteni, olvasd el, hogyan lesz a leadből fizető vevő a gyakorlati lezárási tippek jól illeszkednek a folyamatod utánkövetési szakaszához.

6. lépés: mérd és finomítsd

Egy folyamat sosincs teljesen kész. Nézd rendszeresen, hány érdeklődőből lesz vevő, melyik szakasz a leggyengébb, hol akad el a legtöbb ember. Aztán javíts egyszerre egy dolgot, és figyeld a hatását. Ez a folyamatos finomhangolás az, ami idővel egészen kiszámíthatóvá teszi az értékesítést és a bevételt.

Ne akard elsőre tökéletesre csinálni. A legjobb folyamat is egyszerűen indul, aztán csiszolódik a valós tapasztalatok alapján. A lényeg, hogy egyáltalán legyen mit csiszolni: egy egyszerű, működő rendszer, amit írásban rögzítettél, mindig többet ér, mint a fejben tartott „majd megoldom valahogy”. Kezdd kicsiben, írd le a lépéseket, oszd ki a felelősöket és onnan már csak jobb lesz.